As retenções influenciam diretamente o valor líquido recebido. Assim, o tomador pode descontar tributos da sua nota e reduzir o pagamento. Além disso, em muitas situações a retenção é obrigatória por lei, o que exige controle rigoroso. Caso você ignore essa etapa, surgem divergências entre o faturado e o recebido, bem como riscos de autuação. Portanto, adotar um procedimento padronizado evita retrabalho, melhora previsibilidade de caixa e, consequentemente, protege a margem.
Atenção: regras municipais (ISS) e federais variam. Logo, use este guia como orientação geral e valide sempre com a legislação local e sua contabilidade.
Visão geral (o que é cada retenção?)
ISS (Imposto Sobre Serviços): tributo municipal; portanto, a alíquota e a retenção dependem da lei do município e do local da prestação.
INSS (retenção 11%): aplica-se, principalmente, à cessão de mão de obra/empreitada (ex.: limpeza, vigilância, construção). Assim, atividades do Anexo IV do Simples também podem sofrer retenção.
IRRF: incide, em geral, sobre serviços profissionais e limpeza/segurança. Contudo, optantes do Simples costumam ser dispensados (salvo exceções específicas).
CSRF (PIS/COFINS/CSLL): total normalmente 4,65% para PJ no Lucro Presumido/Real em serviços sujeitos; entretanto, Simples costuma não sofrer CSRF (com exceções legais).
Tabela prática — quando reter, base e quem recolhe
Tributo
Quando costuma ocorrer a retenção
Base de cálculo (em linhas gerais)
Alíquota típica*
Quem recolhe
ISS (municipal)
Quando a lei municipal prevê substituição tributária ou o local de incidência exige
Valor do serviço (com possíveis deduções locais)
2%–5% (varia)
Tomador (quando substituto) ou prestador
INSS (11%)
Cessão de mão de obra/empreitada (ex.: limpeza, vigilância, obras)
Valor do serviço sujeito (materiais/equip. podem ser excluídos)
11%
Tomador retém e recolhe (GPS/eSocial)
IRRF
Serviços profissionais e limpeza/segurança
Valor do serviço sujeito
1% (limpeza/segurança) ou 1,5% (profissionais)**
Tomador
CSRF (PIS/COFINS/CSLL)
Serviços para PJ no Lucro Presumido/Real sujeitos à retenção
Valor do serviço sujeito
4,65% (0,65% + 3% + 1%)
Tomador
* Alíquotas exemplificativas e sujeitas à legislação específica. ** A lista de atividades/percentuais segue RIR/INs; portanto, confirme o enquadramento exato.
Exceções e cuidados por regime
Simples Nacional
IRRF/CSRF: via de regra dispensados para optantes do Simples; entretanto, verifique exceções.
INSS 11%: pode haver retenção em atividades do Anexo IV; assim, avalie o contrato.
ISS: segue integralmente a lei municipal; logo, pode haver retenção mesmo no Simples.
Lucro Presumido/Real
Em serviços sujeitos, IRRF e CSRF são retidos pelo tomador.
Ademais, INSS 11% incide quando houver cessão de mão de obra/empreitada.
Exemplo 1 — Limpeza (cessão de mão de obra), empresa no Lucro Presumido
Dica: descreva as retenções na fatura/nota. Assim, o cliente entende o líquido e, consequentemente, reduz disputas de cobrança.
Exemplo 2 — Serviços contábeis, prestador no Simples (Anexo III)
Valor da nota: R$ 5.000,00
IRRF/CSRF:dispensados (regra geral do Simples)
INSS: não há cessão de mão de obra → sem retenção
ISS (ex.: 2% retido pelo município): R$ 5.000 × 2% = R$ 100,00
Valor líquido recebido:R$ 4.900,00
Como escrever na nota (ou na fatura) — modelo rápido
Retenções aplicadas pelo tomador (substituto), conforme legislação vigente: ISS: __% (Lei Municipal n.º __) • INSS: 11% (cessão de mão de obra) • IRRF: _% (RIR/IN) • CSRF: 4,65% (PIS/COFINS/CSLL). Valores retidos serão recolhidos pelo tomador, com comprovação por guias oficiais.
Checklist antes de emitir a nota
Confirme o regime do prestador; assim, você evita retenções indevidas.
Classifique o serviço corretamente; caso haja cessão de mão de obra, considere o INSS 11%.
Verifique a lei municipal do ISS; portanto, cheque substituição, alíquota e local da incidência.
Defina a base de cálculo; quando houver materiais/equipamentos, avalie exclusões permitidas.
Combine por escrito a comprovação das guias; consequentemente, o fechamento mensal flui.
Ajuste contratos e propostas; assim, o valor líquido já reflete as retenções previstas.
Arquive espelho e guias; por fim, facilite conciliações e auditorias.
Erros comuns (e como evitar)
Emitir a nota “cheia” sem prever retenções. Portanto, inclua cenários no orçamento.
Ignorar regra municipal do ISS. Assim, mantenha um quadro por município.
Tratar Simples como “sempre isento”. Contudo, lembre-se do Anexo IV.
Não guardar comprovantes. Consequentemente, aumentam riscos em fiscalização.
Conclusão
Dominar ISS, INSS, IRRF e CSRF evita surpresas e, sobretudo, reduz risco fiscal. Portanto, estruture uma política de retenções, padronize contratos e notas e alinhe com o tomador a comprovação mensal. Além disso, realize revisões por amostragem nas últimas emissões para corrigir rotas rapidamente.
Aviso legal: conteúdo educativo; portanto, não substitui consulta à legislação e orientação profissional individualizada.